Approbateurs (Administrateurs de lot, Managers de projet) : corriger, valider, refuser ou renvoyer une demande d'acompte

Lorsqu'une entreprise valide son avancement mensuel, le Certificat de paiement avec État d'avancement entre en vérification par le circuit d'approbation. En tant qu'approbateur, vous corrigez si besoin l'avancement, les retenues et les pénalités, puis rendez votre visa : chaque visa crée une nouvelle révision du document. Cette notice ne concerne que les lots soumis à un calendrier des demandes d'acompte.

1Prendre la main sur la vérification

• La vérification se fait dans la fenêtre de saisie d'avancement du lot. La commande « Approuver » de la liste des documents vous y amène directement, filtrée sur le mois de la demande.
• Une demande n'est vérifiable qu'à l'issue du délai d'annulation de 2 heures du demandeur.
• Circuit séquentiel : chacun vise à son tour ; seul l'approbateur courant a la main. Circuit parallèle : le premier qui effectue une correction pose un verrou de vérification jusqu'à son visa — les autres voient « L'approbateur [X] est en train de vérifier la demande d'acompte depuis le… ». Le Manager de projet peut lever le verrou d'un approbateur inactif.

La fenêtre d’avancement en mode vérification (rôle approbateur).

Le message rappelle la plage de saisie du mois et votre rôle : vous pouvez corriger l’avancement, les retenues et les pénalités avant de donner votre visa.

Le bouton « Approuver la demande d’acompte » (ou « Approuver le DGD ») ouvre la fenêtre de visa.

2Corriger la demande

• Vous pouvez modifier l'avancement des postes du bordereau de prix et gérer les lignes des rubriques « Retenues soumises à TVA » et « Pénalités non soumises à TVA ».
• Il n'y a qu'un état d'avancement : vos corrections valent pour tous et sont visibles en temps réel par les autres utilisateurs (en consultation). Chaque correction est tracée dans les activités.

3Rendre son visa

Le bouton « Approuver la demande d'acompte » ouvre la fenêtre de visa. Elle rappelle les montants de la demande, les retenues et pénalités, l'état des circuits, et affiche à droite l'aperçu du Certificat de paiement qui sera généré par votre visa — corrections comprises. Complétez les observations, puis choisissez l'un des trois visas :

La fenêtre de visa : données de la demande à gauche, aperçu de la révision qui sera générée à droite.

Récapitulatif : mois facturé, total période, cumulé, avancement — avec « Demandé → corrigé » si vous avez corrigé l'avancement. Les retenues, pénalités et le net à payer T.T.C de la période sont détaillés juste en dessous.

Circuit d'approbation : l'état de chaque approbateur, votre ligne étant repérée « vous ». Le circuit de signature, en dessous, reste non initié tant que l'approbation n'est pas terminée.

Aperçu du Certificat de paiement tel qu'il sera généré par votre visa, corrections comprises — identique au document final, net à payer T.T.C en bas du certificat.

4Annuler un visa (2 heures)

• Chaque visa est annulable pendant 2 heures : la révision créée est supprimée, la précédente redevient active et vous reprenez la main.
• L'annulation se fait depuis la fenêtre de saisie d'avancement ou par la commande « Révoquer » de l'onglet Approbation du volet Détails du document : les deux produisent exactement le même effet.
• Un Certificat de paiement issu d'une demande d'acompte ne peut pas être supprimé depuis la liste des documents : seule l'annulation de la demande d'acompte par le demandeur, dans les 2 heures, le supprime.
• La main ne passe au valideur suivant — et la signature n'est initiée — qu'à l'expiration de ce délai. Pendant la fenêtre, tous les utilisateurs voient le message « [X] a validé il y a moins de 2 h — action encore annulable ».

5Signature électronique

• Avec un circuit d'approbation, le circuit de signature est porté par chaque révision mais n'est initié chez Yousign que sur la dernière révision, après la validation du dernier approbateur : on ne signe pas un document encore modifiable, et chaque demande de signature est facturée.
• Tant que l'approbation est en cours, il est impossible de supprimer ou d'initier manuellement un circuit de signature sur le CP.
• Sans circuit d'approbation, la signature est initiée dès la génération du CP.

6FAQ

Puis-je vérifier une demande déposée il y a une heure ?

Non : la vérification n'est possible qu'après le délai d'annulation de 2 heures du demandeur.

Deux approbateurs peuvent-ils corriger en même temps ?

Non : en circuit parallèle, le premier qui corrige pose un verrou de vérification jusqu'à son visa. Les autres sont en consultation et voient qui vérifie.

Un approbateur ne rend pas son visa et bloque la demande. Que faire ?

Le Manager de projet peut lever son verrou de vérification : dans la fenêtre de saisie d'avancement, le bouton « Lever le verrou » suit le message « L'approbateur X est en train de vérifier… depuis le… ». Une confirmation est demandée, avec un motif facultatif visible uniquement dans le mail de notification envoyé à X. Les corrections de X sont conservées et le premier approbateur qui corrige reprend la vérification, X compris.

Pourquoi la commande « Supprimer » est-elle grisée sur un Certificat de paiement ?

Le certificat a été généré par une demande d'acompte : son cycle de vie est piloté par le processus. Seule l'annulation de la demande d'acompte, dans les 2 heures suivant sa validation, peut le supprimer.

Puis-je approuver après un refus définitif d'un autre approbateur ?

Non : le circuit est arrêté et les approbateurs restants sont marqués « non requis ». L'historique du circuit reste consultable.

Que devient la révision précédente après mon visa ?

Elle est figée avec son statut et ses circuits, conformément aux règles de révision des documents. La liste des documents reflète toujours la dernière révision.

Pourquoi ne puis-je pas lancer la signature manuellement ?

Un circuit d'approbation est en cours sur la dernière révision : la signature ne peut être initiée qu'une fois tous les visas positifs donnés.